Cómo utilizar la subcontratación y la delegación de tareas para mejorar la productividad

La productividad se ha convertido en una de las palabras más utilizadas en el mundo empresarial. Todos queremos hacer más en menos tiempo, pero muchas veces nos encontramos con tareas que nos quitan demasiado tiempo y que nos impiden centrarnos en nuestras prioridades. Es aquí donde la subcontratación y la delegación de tareas pueden ser grandes aliados para mejorar la productividad de nuestro negocio. En este artículo, te explicaremos cómo puedes utilizar estas estrategias en tu favor y cuáles son las mejores prácticas para implementarlas.

"El costo de estar ocupado es la falta de eficiencia" – Brian Tracy

Índice

¿Qué es la subcontratación?

La subcontratación o outsourcing es una práctica en la que se contrata a una empresa externa para realizar una tarea o un servicio que normalmente se realizaría dentro de la empresa. Esta empresa puede estar ubicada en el mismo país o en un país extranjero y puede ser contratada para realizar una tarea específica o para llevar a cabo todo un proyecto.

Existen muchas razones por las que una empresa puede optar por la subcontratación. Una de las principales razones es reducir los costos, ya que puede ser más económico contratar a una empresa externa que contratar a un empleado interno. Otro motivo puede ser la falta de experiencia o de conocimientos en un área determinada, en cuyo caso, la subcontratación permitiría a la empresa beneficiarse de la experiencia y conocimientos de una empresa especializada.

¿Qué tipos de tareas se pueden subcontratar?

Prácticamente cualquier tarea que no forme parte del core business de la empresa puede ser subcontratada. Algunos ejemplos de tareas que se pueden subcontratar son:

Servicios de contabilidad
Servicios de marketing digital
Servicios de diseño gráfico
Servicios de atención al cliente
Servicios de limpieza y mantenimiento

¿Cuáles son los beneficios de la subcontratación?

La subcontratación puede ofrecer muchos beneficios a una empresa, entre los que se incluyen:

Reducción de costos
Mayor especialización y experiencia
Mayor flexibilidad y agilidad
Mayor productividad y eficiencia
Reducción de riesgos

¿Qué es la delegación de tareas?

La delegación de tareas es una práctica en la que se asignan tareas específicas a otros miembros del equipo o empleados. La idea es que estas tareas sean realizadas por personas que tienen las habilidades y conocimientos necesarios para llevarlas a cabo de manera efectiva, lo que permite a la empresa centrarse en sus prioridades y en su core business.

¿Por qué es importante la delegación de tareas?

La delegación de tareas es importante porque permite a la empresa aprovechar el tiempo y los recursos de manera más efectiva. Siempre hay tareas que pueden ser realizadas por otras personas y que no requieren la atención directa de los líderes de la empresa. Al delegar estas tareas, los líderes pueden centrarse en las tareas más importantes y estratégicas, lo que permite que la empresa se mueva más rápido y que se tome mejores decisiones.

¿Cómo se puede delegar de manera efectiva?

La delegación de tareas puede ser un proceso muy efectivo si se realiza de la manera correcta. Algunas de las mejores prácticas para delegar de manera efectiva son:

Asignar tareas específicas y claras
Establecer plazos y objetivos claros
Proporcionar las herramientas y recursos necesarios para realizar la tarea
Establecer una comunicación constante y retroalimentación
Confiar en la persona asignada

¿Cómo utilizar la subcontratación y la delegación de tareas para mejorar la productividad?

La subcontratación y la delegación de tareas pueden ser herramientas muy efectivas para mejorar la productividad de una empresa. Al utilizar estas estrategias, una empresa puede centrarse en sus prioridades y en su core business, lo que permite que se tomen mejores decisiones y que se mueva más rápido.

Para utilizar la subcontratación y la delegación de tareas de manera efectiva, una empresa debe seguir algunos pasos importantes:

1. Identificar las tareas que se pueden subcontratar o delegar

Lo primero que debe hacer una empresa es identificar las tareas que se pueden subcontratar o delegar. Esta identificación debe ser realizada de manera cuidadosa, ya que es importante asegurarse de que estas tareas no son críticas para el funcionamiento de la empresa y que pueden ser realizadas por otras personas o empresas.

2. Buscar un proveedor o empleado adecuado

Una vez que se han identificado las tareas que se pueden subcontratar o delegar, el siguiente paso es encontrar el proveedor o empleado adecuado. Es importante tomarse el tiempo necesario para encontrar a la persona o empresa adecuada, ya que esto asegurará que se realice la tarea de manera efectiva y que se cumplan los objetivos establecidos.

3. Establecer los objetivos y los plazos

Una vez que se ha encontrado el proveedor o empleado adecuado, es importante establecer los objetivos y los plazos de manera clara y específica. Esto permitirá que la persona o empresa que realiza la tarea sepa exactamente qué se espera de ella y cuándo se espera que se complete la tarea.

4. Proporcionar las herramientas y recursos necesarios

Es importante proporcionar las herramientas y recursos necesarios para que la persona o empresa que realiza la tarea pueda hacerlo de manera efectiva. Esto incluye herramientas de software, acceso a información y cualquier otra cosa que pueda ser necesaria para realizar la tarea de manera efectiva.

5. Establecer una comunicación constante y retroalimentación

Es importante establecer una comunicación constante con la persona o empresa que realiza la tarea. Esto permitirá que se realice un seguimiento constante del progreso y de cualquier problema que pueda surgir durante el proceso. Además, es importante proporcionar retroalimentación constante para asegurarse de que se están cumpliendo los objetivos y los plazos establecidos.

6. Confiar en la persona asignada

Por último, es importante confiar en la persona o empresa que realiza la tarea. Esto significa que se debe permitir que la persona o empresa tome decisiones y realice la tarea de la manera que considere más efectiva. Si se ha elegido a la persona o empresa adecuada, esta confianza será bien depositada y se obtendrán grandes beneficios para la empresa.

Preguntas Frecuentes

¿Es seguro subcontratar o delegar tareas?

Sí, es seguro subcontratar o delegar tareas siempre y cuando se tomen las medidas adecuadas para asegurarse de que se está trabajando con personas o empresas confiables.

¿Cuáles son los riesgos de la subcontratación y la delegación de tareas?

Algunos de los riesgos de la subcontratación y la delegación de tareas pueden incluir la reducción del control de la empresa sobre la tarea y la falta de calidad en la realización de la tarea.

¿Cuándo es mejor subcontratar y cuándo es mejor delegar?

Subcontratar es mejor cuando se trata de tareas especializadas y que no forman parte del core business de la empresa. Delegar es mejor cuando se trata de tareas que pueden ser realizadas por miembros del equipo o empleados que tienen la capacidad y el conocimiento para realizar la tarea de manera efectiva.

Conclusión

Sin embargo, es importante asegurarse de que se está trabajando con personas o empresas confiables y tomar medidas para asegurarse de que se está realizando la tarea de manera efectiva. Si se siguen las mejores prácticas para subcontratar y delegar, estas estrategias pueden ser muy efectivas y mejorar significativamente la productividad de una empresa.