Facturas impagadas: cómo cobrar a un cliente que paga tarde (autónomos y pymes)

Para cobrar una factura impagada en España tienes una escalera de pasos: recordatorio, llamada, requerimiento por escrito con los intereses de demora y los 40 € que fija la ley y, si nada funciona, el proceso monitorio en el juzgado, que puedes iniciar sin abogado. Además puedes recuperar el IVA de la factura y deducirla en tu declaración. Aquí tienes cada paso con plazos y cuentas.

Prevención: evita el impago antes de que ocurra

La mejor forma de cobrar una factura es que nunca llegue a impagarse. Antes de empezar un trabajo, deja por escrito las condiciones de pago en el presupuesto o contrato. No hace falta un documento extenso: basta un presupuesto aceptado por correo electrónico que incluya el importe, el plazo de pago y la forma de cobro.

Estas prácticas reducen mucho el riesgo:

• Presupuesto aceptado por escrito. Un correo del cliente diciendo «acepto» ya es prueba válida. Si el importe lo justifica, pide la firma de un contrato.
• Anticipo. Pide una parte antes de empezar y enlaza el resto con hitos: por ejemplo, la mitad al inicio y la otra mitad a la entrega.
• Comprobar solvencia. Para proyectos grandes, busca la información mercantil pública del cliente (cuentas anuales en el Registro Mercantil) o pide referencias.
• Facturar al momento. Emite la factura el día de la entrega o el de la finalización del servicio. Cuanto antes factures, antes empieza a correr el plazo legal de pago.

Si necesitas fijar bien tus tarifas antes de presentar un presupuesto, conviene calcular tu coste-hora real para no infravalorar el trabajo.

Plazos legales: cuánto tiempo tiene tu cliente para pagar

La Ley 3/2004 de medidas contra la morosidad establece reglas claras¹:

El plazo se cuenta desde la fecha de recepción de los bienes o servicios (o de la factura, si esta llega después). Si no hay pacto escrito, el plazo por defecto es de 30 días.

Si tu cliente supera ese plazo, entra en mora automáticamente, sin necesidad de que le envíes ningún requerimiento previo. A partir de ese momento tienes derecho a reclamar intereses de demora y una indemnización fija de 40 € por cada factura¹.

Puedes calcular los intereses exactos que te corresponden con la calculadora de intereses legales y de demora.

La escalera de cobro: del recordatorio amable al juzgado

No todas las facturas impagadas requieren ir a juicio. La mayoría se resuelven en los primeros escalones. Lo importante es ir dejando constancia escrita de cada paso.

La escalera de cobro empieza con un simple correo recordatorio en la primera semana tras el vencimiento. Si no funciona, se pasa a la llamada y después al requerimiento escrito (un burofax tiene valor de prueba). En cualquier momento puedes negociar un pago fraccionado. Si nada de esto resuelve el impago, la vía judicial con el proceso monitorio es la siguiente opción y, como último recurso, el juicio ordinario.

Intereses de demora: cuánto puedes reclamar

Cuando un cliente paga fuera de plazo, la Ley 3/2004 te da derecho a dos cosas¹²:

1. Intereses de demora comerciales: 10,40 % anual en el segundo semestre de 2026.
2. Indemnización por costes de cobro: 40 € por cada factura impagada, sin necesidad de justificar el gasto.

Los intereses de demora comerciales se calculan por semestres con el tipo publicado en el BOE (tipo de referencia del BCE + 8 puntos). Si el retraso cruza dos semestres, cada tramo va con su tipo: la calculadora de intereses que enlazamos arriba lo hace sola.

El gráfico muestra cómo crece el coste de la deuda para el moroso. Una factura de 4.000 € pagada con 180 días de retraso genera unos 205 € en intereses más los 40 € de indemnización: 4.245 € en total. Incluir esta información en tu requerimiento formal suele motivar al cliente a pagar antes.

El proceso monitorio: reclamar en el juzgado sin abogado

Si la escalera de cobro no funciona, el proceso monitorio es la vía judicial más rápida para reclamar una deuda dineraria, vencida y exigible³.

Cómo funciona:

1. Presentas una petición inicial en el juzgado del domicilio del deudor, adjuntando la factura, el contrato o presupuesto aceptado, y las pruebas del requerimiento previo.
2. El juzgado requiere al deudor para que pague en 20 días hábiles.
3. Si el deudor paga, fin del proceso. Si no contesta, el juzgado despacha ejecución directamente.
4. Si el deudor se opone, el asunto pasa a juicio (verbal u ordinario según la cuantía).

Sobre la necesidad de abogado y procurador:

• Para la petición inicial del monitorio no necesitas abogado ni procurador, independientemente de la cuantía.
• Si el deudor se opone y la deuda supera 2.000 €, en el juicio posterior sí será obligatorio contar con abogado y procurador.

Recuperar el IVA de facturas impagadas

Cuando emites una factura ingresas el IVA a Hacienda, aunque el cliente no te haya pagado. La ley prevé un mecanismo para recuperar ese IVA: la modificación de la base imponible por créditos incobrables (art. 80.Cuatro de la Ley del IVA)⁴.

Requisitos principales:

• Plazo de impago: para pymes (la mayoría de autónomos y pequeñas empresas), deben haber transcurrido al menos 6 meses desde el devengo del IVA sin haber cobrado. Para empresas grandes, el plazo es de 1 año.
• Reclamación previa: tienes que haber reclamado la deuda por vía judicial o mediante requerimiento notarial.
• Factura rectificativa: emites una factura rectificativa dentro de los 6 meses siguientes a cumplirse el plazo de impago.
• Comunicación a la Agencia Tributaria: en el mes siguiente a la emisión de la factura rectificativa, lo comunicas a la AEAT.

No se pueden modificar las bases de créditos garantizados con hipoteca u otro derecho real, ni de deudas entre personas vinculadas.

Si consigues recuperar el IVA, lo restas en la autoliquidación del Modelo 303 del periodo en el que hagas la comunicación.

Factura impagada como gasto deducible en el IRPF

Además del IVA, puedes descontarte el importe de la factura impagada en tu declaración de la renta como pérdida por deterioro de créditos por insolvencias de deudores⁵⁶.

Para que el gasto sea deducible, al cierre del ejercicio debe cumplirse al menos una de estas condiciones:

• Que hayan pasado más de 6 meses desde el vencimiento de la factura.
• Que el deudor esté en concurso de acreedores.
• Que hayas reclamado judicialmente la deuda.

No son deducibles los créditos con entidades públicas (salvo reclamación judicial), los de personas vinculadas ni los respaldados por garantías reales.

Si el cliente acaba pagando en un ejercicio posterior, tendrás que declarar ese cobro como ingreso de la actividad en ese año.

Si estás valorando la estructura fiscal de tu actividad, ten en cuenta que la tributación de los impagos funciona de forma similar en el Impuesto de Sociedades para una SL.

Cuándo merece la pena reclamar y cuándo cortar pérdidas

No todas las facturas impagadas justifican el mismo esfuerzo. Antes de enviar un burofax o acudir al juzgado, valora:

• Importe de la deuda frente al coste de reclamar. Un burofax tiene un coste, y tu tiempo también. Los autónomos, como personas físicas, no pagan tasa judicial; las sociedades, en algunos casos sí. Para deudas muy pequeñas, a veces no compensa.
• Solvencia del deudor. Si la empresa está en concurso o ha cesado su actividad, las posibilidades de cobro real bajan mucho.
• Relación comercial. Un cliente de toda la vida que se retrasa una vez no es lo mismo que un cliente nuevo que desaparece.

En cualquier caso, siempre puedes reclamar los intereses de demora y los 40 € de indemnización, y aplicar la deducción en el IRPF y la recuperación del IVA. No renuncies a esos derechos por pereza.

Cuando los impagos afectan al flujo de caja de tu negocio, conviene revisar la estructura de costes de la empresa para reducir la dependencia de cada cliente concreto.

Cómo proteger tu negocio a largo plazo

Los impagos no son solo un problema puntual: pueden poner en riesgo la viabilidad de un autónomo o una pyme. Algunas medidas estructurales:

• Diversifica clientes. Si un solo cliente supone una parte grande de tus ingresos, un impago suyo pone en peligro tu actividad.
• Automatiza la facturación. Usa un programa de facturación que te avise de las facturas vencidas. Si facturas a mano, es fácil que se te pasen vencimientos.
• Revisa tus contratos cada año. Actualiza las cláusulas de pago, incluye la referencia a la Ley 3/2004 y los intereses de demora que aplican.
• Forma un colchón financiero. La diferencia entre gestionar un impago con calma o con desesperación está en tener liquidez para aguantar. Empieza con un mes de gastos y ve ampliándolo.

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Fuentes

1. BOE — Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (consultado el 03-11-2026).
2. BOE — Resolución de 30 de junio de 2026, interés de demora en operaciones comerciales (2.º semestre de 2026) (consultado el 03-11-2026).
3. BOE — Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil (arts. 812-818, proceso monitorio) (consultado el 03-11-2026).
4. BOE — Ley 37/1992 del IVA (art. 80.Cuatro) (consultado el 03-11-2026).
5. BOE — Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades (art. 13.1, deterioro de créditos por insolvencias), aplicable a los autónomos en estimación directa (consultado el 03-11-2026).
6. BOE — Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del IRPF (art. 28, remisión a la Ley del Impuesto sobre Sociedades para gastos deducibles) (consultado el 03-11-2026).